Informativa sul trattamento dei dati personali

Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") per chi visita successionecerta.it, per i clienti del servizio e per gli altri eredi i cui dati ci vengono forniti da chi ci affida la pratica.

1. Titolare del trattamento

Exitor Ltd, società di diritto inglese — Company Number 16778069, sede legale 128 City Road, London EC1V 2NX, United Kingdom ("il Titolare"). Contatto: [email protected].
Rappresentante nell'Unione Europea ai sensi dell'art. 27 GDPR: in corso di designazione.

2. Quali dati trattiamo

• Dati di contatto e conversazioni (nome, numero WhatsApp, email e contenuto dei messaggi che ci invii) raccolti tramite il canale di assistenza WhatsApp o via email;
• dati della pratica di successione, per i soli clienti: dati anagrafici e documenti d'identità degli eredi, dati del defunto, composizione dell'asse ereditario (immobili, rapporti bancari, passività), rapporti di parentela, eventuali donazioni pregresse;
• dati di navigazione tecnici (log del server, dati aggregati di utilizzo — vedi il punto 9).

Non chiediamo dati relativi alla salute. Può accadere che ne emergano dai documenti che ci vengono consegnati — per esempio in presenza di un'amministrazione di sostegno o di un'interdizione. In quel caso li trattiamo nei soli limiti necessari alla pratica, ai sensi dell'art. 9.2.f del GDPR.

3. Finalità e basi giuridiche

• Riscontro alle richieste di preventivo — base giuridica: misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR);
• esecuzione del servizio di preparazione della pratica — base: contratto (art. 6.1.b) e obblighi di legge connessi (art. 6.1.c);
• trattamento dei dati degli altri eredi — base: legittimo interesse del Titolare e del cliente a completare un adempimento che per legge riguarda l'intera successione (art. 6.1.f), oltre agli obblighi di legge di cui al D.Lgs. 346/1990. Vedi il punto 4;
• dati relativi a persone decedute: trattati nel rispetto dell'art. 2-terdecies del D.Lgs. 196/2003, su incarico di chi vi ha interesse quale erede;
• eventuali comunicazioni su servizi di partner (valorizzazione dell'immobile ereditato, gestione del patrimonio, altri professionisti): solo con consenso separato, specifico e revocabile (art. 6.1.a). Nessun dato viene comunicato a partner senza tale consenso, e nessun partner contatterà l'interessato senza sua esplicita richiesta.

4. Se sei un erede e non sei tu ad averci affidato la pratica

Questo punto riguarda te. Una dichiarazione di successione è un adempimento unico che riguarda tutti gli eredi, anche quando a incaricarci è uno solo di voi. Per questo può accadere che trattiamo i tuoi dati senza che sia stato tu a fornirceli.

• Quali dati: nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, rapporto di parentela con il defunto, quota ereditaria e — quando necessario alla trasmissione — copia del tuo documento d'identità.
• Da chi li abbiamo avuti: dalla persona che ci ha affidato l'incarico, cioè un altro erede, oppure da documenti e certificati pubblici acquisiti per la pratica (stato di famiglia, atti di provenienza, visure catastali).
• Perché: perché senza i dati di tutti gli eredi la dichiarazione non può essere compilata né trasmessa. È un obbligo che deriva dalla legge, non una nostra scelta commerciale.
• Quando te lo diciamo: al primo contatto utile e comunque entro un mese dall'acquisizione dei tuoi dati, secondo l'art. 14.3 del GDPR.
• Cosa puoi fare: hai gli stessi diritti descritti al punto 10, compreso quello di opporti al trattamento. Scrivici a [email protected] e ti rispondiamo. Tieni presente che alcuni dati non possiamo cancellarli finché sono necessari a un adempimento fiscale previsto dalla legge: se è il tuo caso, te lo diciamo chiaramente e ti spieghiamo perché.

Non usiamo i tuoi dati per nient'altro. Non ti mandiamo comunicazioni commerciali, non ti proponiamo servizi e non ti segnaliamo ad alcun partner — quelle cose avvengono solo su richiesta espressa di chi le chiede per sé.

5. Chi tratta i dati insieme a noi

Lo studio legale che verifica e trasmette la dichiarazione all'Agenzia delle Entrate, scelto fra quelli che abbiamo selezionato. Il rapporto è con noi: sei nostro cliente, e siamo noi a delegare allo Studio l'attività per cui la legge richiede un professionista abilitato. Lo Studio è quindi nominato responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, tratta i dati solo secondo le nostre istruzioni e per le finalità di questa informativa, ed è comunque tenuto al segreto professionale.

Inoltre: i fornitori tecnici di hosting e conservazione documentale, nominati responsabili ai sensi dell'art. 28 GDPR, con server nell'Unione Europea; i fornitori di servizi di pagamento; i professionisti del network (notai, tecnici, commercialisti) e i partner commerciali, ai quali nulla viene comunicato in assenza del consenso specifico di cui al punto 3. L'elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta.

Il canale di assistenza è WhatsApp, gestito da Meta Platforms Ireland Ltd, che tratta i dati di traffico e i contenuti secondo le proprie condizioni, sulle quali non abbiamo controllo. Se preferisci non usarlo, puoi scriverci a [email protected]: il servizio funziona allo stesso modo.

6. Dove stanno i documenti

I documenti che ci invii sono conservati su server situati nell'Unione Europea, in cartelle separate per pratica, accessibili al solo personale che lavora su quella pratica e allo Studio.

Il Titolare è una società stabilita nel Regno Unito: il trasferimento dei dati verso il Regno Unito avviene sulla base della decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea ai sensi dell'art. 45 GDPR.

7. La pagina della tua pratica

Se lo attiviamo per la tua pratica, ti inviamo il collegamento a una pagina riservata dove puoi vedere a che punto siamo, quali documenti abbiamo ricevuto e quali mancano. Non richiede registrazione né password: l'indirizzo stesso è la chiave d'accesso, ed è generato in modo casuale.

Per questo la pagina riporta soltanto lo stato dei documenti e non il loro contenuto: non vi compaiono codici fiscali, coordinate bancarie, importi del patrimonio né i documenti stessi. Non è indicizzata dai motori di ricerca e non è raggiungibile da alcuna ricerca. Ti chiediamo di non inoltrare quel collegamento a chi non deve vedere la pratica, e di dircelo se pensi che sia finito nelle mani sbagliate: ne generiamo subito uno nuovo.

8. Verifica dell'identità degli eredi

Prima di consegnare documenti o informazioni relativi a una pratica, verifichiamo che il richiedente sia erede o soggetto legittimato, mediante documento d'identità e autocertificazione ai sensi del DPR 445/2000. È una tutela per la famiglia, non una formalità.

9. Statistiche del sito

Usiamo Plausible Analytics, installato su nostra infrastruttura nell'Unione Europea: non lo gestisce un fornitore terzo e i dati non escono dai nostri server. Non usa cookie, non crea profili e non registra indirizzi IP in forma che permetta di risalire a una persona. Per questo non compare alcun banner di consenso.

Oltre alle pagine viste, registriamo tre eventi che ci servono a capire cosa funziona: l'apertura del preventivatore, il suo completamento e il passaggio a WhatsApp. Al completamento del preventivatore viene trasmesso il profilo del caso in categorie larghe — numero di eredi, numero di immobili, presenza di testamento, di eredi minorenni o di beni all'estero, quante questioni sono state segnalate, il prezzo calcolato e una fascia di valore degli immobili (per esempio "100k–300k", mai la cifra esatta che hai digitato). Sono dati sul tipo di caso, non su di te: non sono associati al tuo nome, al tuo numero, al tuo indirizzo IP né ad alcun identificativo che permetta di ricondurli a una persona, e non li incrociamo con la pratica.

10. Conservazione

Dati di contatto per richieste non convertite in pratica: 12 mesi.
Documentazione delle pratiche: 10 anni dalla conclusione, in adempimento degli obblighi di legge in materia fiscale e contrattuale. Restano fermi gli obblighi autonomi di conservazione a carico dell'intermediario che trasmette la dichiarazione.
Copie digitali dei documenti raccolti: 10 anni, come la documentazione della pratica di cui fanno parte.
Statistiche del sito: dati aggregati, senza termine, in quanto non riferibili a persone identificabili.

Alla scadenza i dati sono cancellati o resi anonimi.

11. Diritti dell'interessato

Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca dei consensi: scrivendo a [email protected]. Rispondiamo entro un mese. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato in cui risiedi.

I diritti riferiti a persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell'interessato, ai sensi dell'art. 2-terdecies citato.

12. Cookie

Il sito non utilizza cookie: né di profilazione, né di statistica, né tecnici. Per questo non trovi alcun banner. Se un giorno dovessimo introdurne, lo diremmo qui e chiederemmo il consenso secondo le Linee guida del Garante.